HQ Job Description (JD) 
Band 7 
Directorate: Generic - Projects and Programmes 
Job Description - Project Manager 
 
 
 
Document Ref. 
HQ-JES-2879 Project Manager v1.0 
Document Type 
Management 
Version 
1.0 
Classification 
Official 
Date of Issue 
02/07/21 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2879 Project Manager v1.0 

---

 
Job Description  
Job Title 
Project Manager  
Directorate 
Generic - Projects and Programmes 
Band 
7 
 
Overview of the job  
The Band 7 Project Manager has the authority to run a small project or initiative on a 
day-to-day basis on behalf of the project board / SRO. They are responsible for 
ensuring that the project produces the required products within the specified 
tolerances of time, cost, quality, scope, risk and benefits.  For larger projects, they 
will manage particular aspects of the work / workstreams and report to the Band 8 
or 9 Project / Programme Manager. 
 
This could be considered a developmental role for staff who aspire to manage larger 
projects in their own right at Band 8 or 9 and support will be offered to ensure 
progression to higher levels. 
Summary  
The Project Manager will require professional expertise in the effective use of 
project methodologies and techniques in managing a variety of projects and the day 
to day delivery of the project team. 
 
The job holder will be responsible for managing the project to support a result 
capable of achieving the benefits defined in the Business Case. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities and Duties  
and duties: 
 
•  Day to day management of the project, project theme or workstream. 
•  Ensures project delivers to quality, time and budget within agreed tolerances. 
•  Prepare appropriate project documentations in conjunction with any Project 
Assurance roles, and agree them with Project Boards. 
•  Plan, monitor and control the project in order to achieve programme/project 
objectives. 
•  Create a mechanism to identify, measure and report risks and mitigation. 
•  Ensure that progress is appropriately reported, controlled and maintained. 
•  Identify the resources and processes necessary to deliver each stage of the 
project’s lifecycle. 
•  Responsibility for change control and any configuration management. 
•  Act as a central point of contact and source of information for stakeholders. 
•  Prepare and report to the Project Board through Highlight Reports or any other 
relevant documentation. 
•  Help lead and motivate the project management team. 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The job holder is expected to accept reasonable 
alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation Scheme and shall 
be discussed in the first instance with the job holder. 
 
Behaviours 
•  Making Effective Decisions 
•  Working Together  
•  Changing and Improving  
•  Delivering at Pace 
HQ-JES-2879 Project Manager v1.0 

---

Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
 
Experience 
•  Communication  - verbal and written 
•  Organisational skills 
•  Planning skills 
•  Budgeting skills 
•  Conflict management skills 
•  Negotiating skills 
•  Influencing skills 
•  Leadership skills 
•  Business acumen/cultural understanding skills 
•  Working under time pressures 
Technical 
•  Have technical knowledge of managing risk and project lifecycles 
Requirements 
•  Recognised project management qualifications, e.g. PRINCE2, Association for 
Project Management (APM), Managing Successful Programmes (MSP) or 
equivalent experience of managing staff and stakeholders to deliver a 
particular goal 
•  Competent user of IT incl.  Microsoft Project 
Ability  
 
 
Minimum Eligibility  
•  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up post. 
•  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal candidates are 
subject to probation if they have not already served a probationary period within 
HMPPS. 
•  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2879 Project Manager v1.0 

---

 
Success Profile 
 
Strengths 
 
Behaviours 
It is advised strengths 
Ability 
Experience 
Technical 
are chosen locally, 
 
recommended 4-8 
 
Making Effective Decisions 
 
 
Communication  - verbal and 
Have technical knowledge of managing 
written 
risk and project lifecycles 
 
Working Together 
 
 
Organisational skills 
Recognised project management 
qualifications, e.g. PRINCE2, Association 
 
for Project Management (APM), 
Managing Successful Programmes (MSP) 
or equivalent experience of managing 
staff and stakeholders to deliver a 
particular goal 
Changing and Improving 
 
 
Planning skills 
Competent user of IT incl.  Microsoft 
Project 
Delivering at Pace 
 
 
Budgeting skills 
 
 
 
 
Conflict management skills 
 
 
 
 
Negotiating skills 
 
 
 
 
Influencing skills 
 
 
 
 
Leadership skills 
 
 
 
 
Business acumen/cultural 
 
understanding skills 
 
 
 
Working under time pressures 
 
HQ-JES-2879 Project Manager v1.0 

---