HQ Job Description (JD) 
Band 3  
Group Family: Generic - Management Coordinator 
Job Description: Management Coordinator to Director 
 
 
 
Document Ref. 
HQ-JES-2129 Generic - Management Coordinator to Director v3.0 
Document Type 
Management 
Version 
3.0 
Classification 
Official 
Date of Issue 
15 September 2020 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2129 Generic - Management Coordinator to Director v3.0 

---

 
 
HQ Job Description  
Job Title 
Management  Coordinator to Director   
Directorate 
Generic  
Band 
3 
 
Overview of the job   
To provide general administrative support to the  Director and the wider team as 
required.  To ensure the  Director gets the support they  need in a timely and efficient 
manner. 
Summary  
The role is to provide diary management and general administrative support to the 
Director and the wider team as required by providing a professional and efficient 
service.  
 
The job holder will be required to prioritise meetings and manage the diary in the 
most efficient and practical way.  Interaction with internal and external stakeholders 
will be required as well as the preparation of papers for meetings along with other 
administrative tasks. 
 
The job holder will maintain a high level of confidentiality at all times. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities & Duties  
and duties: 
 
 
?  Manage diary including co-ordination, appointments for staff, managers, 
internal, external stakeholders and members  of the public.   
?  Anticipate and identify potential problems in relation to issues arising within 
the diary, particularly when priorities can change at very short notice.   
?  To arrange visits for the Director, including travel and overnight 
accommodation as required and to keep  an auditable spreadsheet of all 
travel/costs, ensuring value for money in all activities.  
?  To commission and collate information for the Director’s visits; including 
Ministerial briefs, reports, information from Heads of Group, information on 
personnel at the establishment/HQ/Divisions. 
?  To provide prompt accurate and well-presented work.  Type  and amend a 
range of documents and correspondence from audio/manuscript.  Type up 
Ministerial submissions, correspondence, minutes etc.,  ensuring that all 
typing jobs are completed within the  deadlines set. 
?  Deal with incoming telephone  calls for the Director and deal with basic 
enquiries as required; answer calls promptly and in a courteous and 
professional manner.  Maintain and develop professional and open avenues 
of communication both within the Directorate and all internal and external 
agencies. 
?  Open and register incoming mail for Director and operation of post log.   
?  Maintain a record management  and bring forward sys tem that is accessible 
by other members of the  team. 
?  Provide other administrative support as and where required such as room 
bookings, printing, collating, sending out papers for meetings and other 
practical tasks required. 
?  Takes minutes/notes at meetings and writing them  up to a high standard. 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The j ob holder is expected  to accept reasonable 
alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation Scheme and shall 
be discussed in the first instance with the job holder. 
HQ-JES-2129 Generic - Management Coordinator to Director v3.0 

---

Behaviours 
?  Making Effective Decisions 
?  Leadership 
?  Communicating and Influencing 
?  Working Together 
?  Managing a Quality Service 
?  Delivering at Pace 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
 
Essential  Experience 
 
Technical 
 
requirements 
Ability  
 
 
Minimum Eligibility   
?  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up 
post. 
?  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal 
candidates are subject to probation if they have not already served a 
probationary period within HMPPS. 
?  All staff are required to declare whether they are a member  of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
 
(Unsocial  Hours)  
Allowances 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2129 Generic - Management Coordinator to Director v3.0 

---

 
Success  Profile 
Strengths 
Experience 
Behaviours 
It is advised strengths 
Ability 
Technical 
are chosen locally, 
 
recommended  4-8 
Making Effective Decisions 
 
 
 
 
Leadership 
 
 
 
 
Communicating and Influencing 
 
 
 
 
Working Together 
 
 
 
 
Managing a Quality Service 
 
 
 
 
Delivering at Pace 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2129 Generic - Management Coordinator to Director v3.0 

---