HQ Job Description (JD) 
Band 3 
Directorate: PSP 
Job Description - Litigation Administrative Officer, PSP 
Litigation Team 
 
 
 
Document Ref. 
HQ-JES-2075 Litigation Administrative Officer, PSP Litigation Team 
Document Type 
Management 
Version 
3.0 
Classification 
Official 
Date of Issue 
16 January 2020 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
HQ-JES-2075 Litigation Administrative Officer, PSP Litigation Team v3.0 
 

---

   
Job Description  
Job Title 
Litigation Administrative Officer, PSP Litigation Team 
Directorate 
PSP 
Band 
3 
 
Overview of the job  
The post holder is responsible for ensuring that public sector prison litigation from 
offenders, staff and third parties is recorded on the approved IT case management 
system and provide administrative support to caseworkers, Litigation Manager and 
the Principle Health, Safety, Fire and Litigation Advisor.  
 
The post holder manages their own work under the supervision of the Litigation 
Manager. 
 
The post holder does not need to be operational but needs to have a good 
understanding of operational matters.  
Summary  
The post holder is responsible for managing and maintaining the PSP Litigation 
Teams filing system. Electronic and paper based documents are produced which 
need to be linked to the relevant files in chronological order.  
 
Upon receipt of correspondence the post holder will allocate cases to an appropriate 
caseworker within the PSP Litigation Team and in line with HMPPS policy refer to the 
relevant HMPPS appointed legal advisors. The post holder will acknowledge all 
correspondence and liaise with various stakeholders including HMPPS appointed 
legal advisors, other litigation contacts and claimant’s solicitors as necessary.   
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities and Duties  
and duties: 
 
•  Analyse correspondence and identify the type of claim received and the 
nature of the complaint. In line with HMPPS policy refer the case to the 
appropriate HMPPS legal advisors. 
•  Record the case details on the approved IT case management system. 
•  Where relevant cross reference cases with the appropriate applications 
which hold offender information. 
•  To chase lawyers and claimants solicitors for information which prevents a 
full record being created on the case management system or to update 
records accordingly. 
•  Chase information on cases identified by case worker which have not had 
an update in sometime. This will require the post holder to liaise with the 
HMPPS appointed legal advisors, Private Sector Providers and probation 
contacts. 
•  Identify and allocate the appropriate Business Unit code for each new case 
and ensure all relevant financial data is up to date on the case management 
system. 
•  Process invoices and requests for payment through the relevant Business 
Unit. 
•  Seek approval in line with delegated authority levels within the Finance 
Manual. 
•  Liaise with relevant stakeholders to ensure payments are made within the 
required timescales. 
•  In conjunction with Financial Business Partners ensure monthly bills from 
HMPPS appointed legal advisors are validated and seek to resolve any 
anomalies prior to raising the issue formally with lawyers. 
 
HQ-JES-2075 Litigation Administrative Officer, PSP Litigation Team v3.0 
 

---

•  Provide support to the Litigation Manager and Principle Health, Safety, Fire 
and Litigation Advisor by arranging meetings, taking minutes and in general 
administrative duties. 
•  Contribute towards improving the efficiency of the team by actively 
participating in team meetings, contributing ideas and views. 
•  Provide input and support to ensure the PSP business plan objectives are 
achieved. 
•  Assist with administrative duties within the PSP Litigation Team. 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The job holder is expected to accept reasonable 
alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation Scheme and shall 
be discussed in the first instance with the job holder. 
 
Behaviours 
?  Communicating and Influence 
?  Developing Self and Others 
?  Working Together 
?  Changing and Improving 
?  Managing a Quality Service 
?  Delivering at Pace 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
 
 
Essential Experience 
• 
Good Microsoft Office skills especially Word and Excel. 
 
Technical 
 
Requirements 
Ability  
•  Have good writing, reading and general communication skills, (telephone, e-
mail etc.) 
 
Minimum Eligibility  
?  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up post. 
?  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal candidates are 
subject to probation if they have not already served a probationary period within 
HMPPS. 
?  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
Leave Blank 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
To be used by the JES Team only 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2075 Litigation Administrative Officer, PSP Litigation Team v3.0 
 

---

 
Success Profile 
 
 
Strengths 
 
Behaviours 
It is advised strengths 
Ability 
Experience 
Technical 
are chosen locally, 
 
recommended 4-8 
 
Communicating and Influencing 
 
Have good writing, 
Good Microsoft Office skills 
 
reading and general 
especially Word and Excel. 
 
communication skills 
(telephone, e-mail etc.) 
 
Developing Self and Others 
 
 
 
 
Working Together 
 
 
 
 
Changing and Improving 
 
 
 
 
Managing a Quality Service 
 
 
 
 
Delivering at Pace 
 
 
 
 
Choose an item. 
 
 
 
 
Choose an item. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2075 Litigation Administrative Officer, PSP Litigation Team v3.0 
 

---