HQ Job Description (JD) 
Band 4  
Group Family: Generic - Management Coordinator 
Job Description: Management Coordinator to Director 
 
 
 
Document Ref. 
HQ-JES-2130_Generic - Management Coordinator to 
Director_v2.0 
Document Type 
Management 
Version 
2.0 
Classification 
Unclassified 
Date of Issue 
17/07/2019 
Status 
Baselined 
Produced by 
Head of Group 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2130_Generic - Management Coordinator to Director_v2.0 

---

HQ Job Description  
Job Title 
Management Coordinator to Director   
Directorate 
Generic - Management Coordinator 
Band 
4 
 
Overview of the job  
To provide general administrative support to the Director and the wider team as 
required.  To ensure the Director gets the support they need in a timely and efficient 
manner. 
Summary  
The  role  is  to  provide  diary  management  and  general  administrative  support  to  the 
Director  and  the  wider  team  as  required  by  providing  a  professional  and  efficient 
service.   
The Job holder will be required to prioritise meetings and manage the diary in the most 
efficient and practical way.  Interaction with internal and external stakeholders will be 
required  as  well  as  the  preparation  of  papers  for  meetings  along  with  other 
administrative tasks. 
Job holder will maintain a high level of confidentiality at all times. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities & Duties  
and duties: 
 
 
?  Manage diary including co-ordination, appointments for staff, managers, 
internal, external stakeholders and members of the public.   
?  Anticipate and identify potential problems in relation to issues arising within 
the diary, particularly when priorities can change at very short notice.   
?  To arrange visits for the Director, including travel and overnight 
accommodation as required and to keep an auditable spreadsheet of all 
travel/costs, ensuring value for money in all activities.  
?  To commission and collate information for the Director visits; including 
Ministerial briefs, reports, information from Heads of Group, information on 
personnel at the establishment/HQ/Divisions. 
?  To provide prompt accurate and well presented work.  Type and amend a 
range of documents and correspondence from audio/manuscript.  Type up 
Ministerial submissions, correspondence, minutes etc., ensuring that all 
typing jobs are completed within the deadlines set. 
?  Deal with incoming telephone calls for the Director and deal with basic 
enquiries as required; answer calls promptly and in a courteous and 
professional manner.  Maintain and develop professional and open avenues 
of communication both within the Directorate and all internal and external 
agencies. 
?  Open and register incoming mail for Director and operation of post log.   
?  Maintain a record management and bring forward system that is accessible 
by others members of the team 
?  Provide other administrative support as and where required such as room 
bookings, printing, collating, sending out papers for meetings and other 
practical tasks required 
?  Takes minutes / notes at meetings and writing them up to a high standard 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The Job holder is expected to accept reasonable 
alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation scheme and shall 
be discussed in the first instance with the Job Holder. 
HQ-JES-2130_Generic - Management Coordinator to Director_v2.0 

---

Behaviours 
?  Making Effective Decisions 
?  Leadership 
?  Communicating and Influencing 
?  Working Together 
?  Managing a Quality Service 
?  Delivering at Pace 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
Essential Experience 
N.B. Converting job descriptions to the new Success Profile format means areas 
captured in experience could also be assessed as a strength.  Vacancy managers 
should use their own judgement to decide where best to assess these.  
Technical 
 
requirements 
Ability  
 
 
Minimum Eligibility  
?  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up 
post. 
?  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal 
candidates are subject to probation if they have not already served a 
probationary period within HMPPS. 
?  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2130_Generic - Management Coordinator to Director_v2.0 

---

 
Success Profile 
Experience 
N.B. Converting job descriptions to 
the new Success Profile format 
Behaviours 
Strengths 
Ability 
means areas captured in 
Technical 
experience could also be assessed 
as a strength.  Vacancy managers 
should use their own judgement to 
decide where best to assess these 
It is advised strengths 
Making Effective Decisions 
are chosen locally, 
 
 
 
recommended 4-8 
Leadership 
 
 
 
 
Communicating and Influencing 
 
 
 
 
Working Together 
 
 
 
 
Managing a Quality Service 
 
 
 
 
Delivering at Pace 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2130_Generic - Management Coordinator to Director_v2.0 

---