HQ Job Description (JD) 
Band 5  
Group Family: Generic - Policy 
Job Description: Policy Officer 
 
 
 
Document Ref. 
HQ-JES-2092_Generic - Policy Officer_v2.0 
Document Type 
Management 
Version 
2.0 
Classification 
Unclassified 
Date of Issue 
17/7/2019 
Status 
Baselined 
Produced by 
Head of Group 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2092_Generic - Policy Officer_v2.0 

---

HQ Job Description  
Job Title 
Policy Officer 
Directorate 
Generic - Policy 
Band 
5 
 
Overview of the job  
The job holder will support the Policy Team, and contribute to the Managers planning 
and managing of policy development and implementation for a group of policies.    
 
Summary  
The job holder will work flexibly across the full range of policies in line with their 
Team’s priorities as determined by managers.  The job holder will be expected to 
work closely with their policy manager colleagues to share information, ensure 
consistency and develop good practice. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities & Duties  
and duties: 
 
 
• 
Draft business cases and impact assessments for the introduction/review of 
operational / non-operational policies.  
• 
Provide support to the policy teams in the review of existing and the 
development of new policies 
• 
Research and prepare first draft responses to Parliamentary Questions, 
Minister’s Cases, Judicial Reviews and complicated Freedom of Information requests 
and Treat Official correspondence.  Provide substantive responses without 
supervision to straightforward Freedom of Information requests and Treat Official 
correspondence. 
• 
Respond via email, phone or letter to policy queries from prison staff, NOMS 
colleagues, members of the public and prisoners. 
• 
Provide advice on application of existing policy and related processes 
• 
Draft the response and defence to less complex legal challenges concerning 
the policies and their implementation, co-ordinating with other policy leads and 
liaising with other stakeholders, legal advisers and Treasury Solicitors. 
• 
Devise the most effective and efficient way of developing and implementing 
policies, engaging with a wide range of policy and other stakeholders across the 
broader criminal justice system as well as within NOMS: consulting during the 
development of new policies and communicating as necessary to maintain their 
confidence in NOMS.  
• 
Provide draft responses and comments for NOMS responses to reports such 
as IMB and HMCIP in relation to recommendations that they make 
• 
Maintain system databases 
• 
Take minutes of meetings, as required. 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The Job holder is expected to accept reasonable 
alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation scheme and shall 
be discussed in the first instance with the Job Holder. 
Behaviours 
?  Changing and Improving 
?  Making Effective Decisions 
?  Communicating and Influencing  
?  Leadership  
?  Working Together 
?  Managing a Quality Service 
?  Delivering at Pace 
HQ-JES-2092_Generic - Policy Officer_v2.0 

---

Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
 
Essential Experience 
  
Technical 
 
requirements 
Ability  
 
 
Minimum Eligibility  
Please do not alter this box 
 
?  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up 
post. 
?  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal 
candidates are subject to probation if they have not already served a 
probationary period within HMPPS. 
?  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2092_Generic - Policy Officer_v2.0 

---

 
Success Profile 
Strengths 
Behaviours 
Ability 
Experience 
Technical 
 
it is advised strengths 
Changing and Improving 
are chosen locally, 
 
 
 
recommended 4-8 
 
Making Effective Decisions 
 
 
 
Communicating and Influencing  
 
 
 
 
Leadership  
 
 
 
 
Working Together 
 
 
 
 
Managing a Quality Service 
 
 
 
 
Delivering at Pace 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2092_Generic - Policy Officer_v2.0 

---