HQ Job Description (JD) 
Band 8  
Group Family: Generic - Policy 
Job Description: Subject Policy Lead 
 
 
 
Document Ref. 
HQ-JES-2089_Generic - Subject Policy Lead_v2.0 
Document Type 
Management 
Version 
2.0 
Classification 
Unclassified 
Date of Issue 
17/7/2019 
Status 
Baselined 
Produced by 
Head of Group 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2089_Generic - Subject Policy Lead_v2.0 

---

HQ Job Description  
Job Title 
Subject Policy Lead 
Directorate 
Generic - Policy 
Band 
8 
 
Overview of the job  
The job holder will have a well-developed understanding and knowledge of the detail 
of policies as well as a strategic understanding of them. 
Summary  
The job holder is responsible for planning, managing and overseeing the policy 
development work as well as being the subject matter expert across relevant policies, 
providing advice to Ministers (through the Head of Team), MoJ policy colleagues, 
senior officials in NOMS and the operational line. The job holder will be responsible 
for planning and managing policy development and implementation for a group of 
policies, which may change rapidly. 
Job Holder will on occasions be required to represent NOMS in meetings with outside 
organisations and stakeholders and Other Government Departments. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities & Duties  
and duties: 
 
 
?  Ensure that a high quality and accurate service is provided to stakeholders, 
including operational prison staff, other NOMS subject leads, the Prisons and 
Probation Ombudsman and HM Chief Inspector of Prisons, prisoners’ legal 
advisers, professionals from other government departments and wider 
stakeholders. 
?  Act as a business as usual consultant (will be seen as a subject matter 
expert) and will be required to provide advice and guidance on all elements 
of the relevant policy to all stakeholders (e.g. Directors, senior managers, 
trade unions, Shared Services staff)  
?  Responsible for commissioning contributions for Government’s evidence 
from various stakeholders across the organisation, ensuring accuracy of the 
information from both policy and data provision perspective.  
?  Devise the most effective and efficient way of developing and implementing 
national policies, communicating, engaging and consulting with a wide range 
of policy and operational stakeholders across the broader criminal justice 
system as well as within NOMS in order to maintain their confidence.  Taking 
responsibility for driving it forward 
?  Oversee the drafting of business cases and impact assessments 
?  Consider requirements for any central monitoring arrangements for 
implementation working with relevant stakeholders to set up these up and 
ensure these are fit for purpose before final approval by the section head 
?  Draft briefing to NOMS senior leaders and Ministers. 
?  Oversee the drafting of responses to Ministerial correspondence and 
Parliamentary Questions and Freedom of Information (FOI) requests in 
relation to policies ensuring work is delivered according to deadlines and to 
an appropriate standard.   
?  Manage, coordinate and draft the response and defence to legal challenges 
concerning policies and their implementation liaising with relevant teams, 
legal advisers and Treasury Solicitors. 
?  Manage, coordinate and draft advice to Ministers and senior NOMS officials 
about issues connected to the Team’s policies, identifying issues that could 
damage the reputation of Minsters and the department and liaising with 
Press Office colleagues appropriately. 
?  Setting up projects, with appropriate governance arrangements to support 
the project, identifying risks and mitigating action and reporting on progress 
to senior managers and stakeholders.   
?  Undertake statistical analysis of data for reporting and briefing purposes. 
HQ-JES-2089_Generic - Subject Policy Lead_v2.0 

---

?  Provide support to the Head of Policy Team on the most complex and 
sensitive issues as required. 
?  Oversee the drafting of formal instructions and practical guidance 
 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The Job holder is expected to accept reasonable 
alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation scheme and shall 
be discussed in the first instance with the Job Holder. 
Behaviours 
?  Seeing the Big Picture  
?  Changing and Improving 
?  Working Together 
?  Delivering at Pace 
?  Communicating and Influencing 
?  Managing a Quality Service 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
 
Essential Experience 
N.B. Converting job descriptions to the new Success Profile format means areas 
captured in experience could also be assessed as a strength.  Vacancy managers 
should use their own judgement to decide where best to assess these.  
 
?  Excellent written skills  
?  Excellent analytical skills  
?  Experience of policy development  
?  Data analysis skills  
?  Excellent communication and people management skills 
Technical 
?  IT literacy  
requirements 
?  An understanding of the process of Government, including the workings of 
Private Office. Experience of writing briefings, submissions, and PQs. 
Ability  
 
 
Minimum Eligibility  
Please do not alter this box 
 
?  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up 
post. 
?  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal 
candidates are subject to probation if they have not already served a 
probationary period within HMPPS. 
?  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
Hours of Work 
 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
 
HQ-JES-2089_Generic - Subject Policy Lead_v2.0 

---

 
Success Profile 
Experience 
N.B. Converting job descriptions to 
Strengths 
the new Success Profile format 
Behaviours 
Ability 
means areas captured in 
Technical 
 
experience could also be assessed 
as a strength.  Vacancy managers 
should use their own judgement to 
decide where best to assess these 
It is advised strengths 
Seeing the Big Picture  
are chosen locally, 
 
Excellent written skills 
IT literacy 
recommended 4-8. 
An understanding of the process of 
Government, including the workings of 
Changing and Improving 
 
 
Excellent analytical skills 
Private Office.  
 
Working Together 
 
 
Experience of policy development 
 
Delivering at Pace 
 
 
Data analysis skills 
 
Experience of writing briefings, 
Communicating and Influencing 
 
 
 
submissions, and PQs. 
Excellent communication and 
Managing a Quality Service 
 
 
 
people management skills 
 
HQ-JES-2089_Generic - Subject Policy Lead_v2.0 

---