HQ Job Description (JD) 
Band 4  
Group Family: Generic - Hub 
Job Description: Hub Administrator 
 
 
 
 
Document Ref. 
HQ-JES-2135 Generic - Hub Administrator v2.0 
Document Type 
Management 
Version 
2.0 
Classification 
Official 
Date of Issue 
17/07/19 
Status 
Baselined 
Produced by 
Head of Group 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2135 Generic - Hub Administrator v2.0 

---

HQ Job Description  
Job Title 
Hub Administrator 
Directorate 
Generic - Hub 
 
Band 
4 
 
Overview of the job  
The job holder will be responsible for managing administrative processes and 
supporting staff within their Directorate. 
Summary  
The post holder will be responsible for ensuring that business specific support is being 
provided to the group, ensuring they are providing a professional and efficient service. 
The post holder also undertakes a variety of specific activities and duties, for which 
they are held personally accountable, commensurate with their grade. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities & Duties  
and duties: 
 
 
?  Liaise with external organisations/agencies to gather information for 
submissions and briefings for Senior Managers. 
?  Provide administrative support as and where required 
?  Monitor the functional mailboxes for the team/unit, ensuring appropriate 
responses are collected based on the information / enquiry request within a 
timely manner. 
?  Act as the central point for the receipt and logging of requests for Ministerial 
Briefings, responses to Parliamentary Questions (PQ’s) and Freedom of 
Information (FOI) Act requests, Treat Officials’ and Health Ombudsman 
cases. 
?  Arrange conferences / workshops/ away days. 
?  Analyse and act on data collected and produce any relevant reports to show 
findings and all other documentation for the managers as required 
?  Organise internal and external meetings as required.  Provide meeting 
support including collation of papers, booking meeting rooms, organising 
teleconference and video conference facilities and minute taking for all 
meetings as required 
?  Ensure that details of all correspondence/requests for information sent are 
logged, including timescales for replies.  Ensure correspondence to the 
Directorate is handled and dealt with appropriately 
?  Draft responses to routine correspondence 
?  Undertake ad hoc projects on behalf of the manager / team 
?  Manage and update relevant databases, ensuring integrity of data 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The Job holder is expected to accept reasonable 
alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation scheme and shall 
be discussed in the first instance with the Job Holder. 
Behaviours 
?  Changing and Improving 
?  Making Effective Decisions 
?  Communicating and Influencing 
?  Working Together 
?  Managing a Quality Service 
HQ-JES-2135 Generic - Hub Administrator v2.0 

---

Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
Essential Experience 
N.B. Converting job descriptions to the new Success Profile format means areas 
captured in experience could also be assessed as a strength.  Vacancy managers 
should use their own judgement to decide where best to assess these.  
Technical 
 
requirements 
Ability  
 
 
Minimum Eligibility  
?  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up 
post. 
?  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal 
candidates are subject to probation if they have not already served a 
probationary period within HMPPS. 
?  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2135 Generic - Hub Administrator v2.0 

---

 
Success Profile 
Experience 
N.B. Converting job descriptions to 
the new Success Profile format 
Behaviours 
Strengths 
Ability 
means areas captured in 
Technical 
experience could also be assessed 
as a strength.  Vacancy managers 
should use their own judgement to 
decide where best to assess these 
It is advised strengths are 
Changing and Improving 
chosen locally, recommended 
 
 
 
4-8 
Making Effective Decisions 
 
 
 
 
 
Communicating and Influencing 
 
 
 
 
Working Together 
 
 
 
 
Managing a Quality Service 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-2135 Generic - Hub Administrator v2.0 

---