HQ Job Description (JD) 
Band 4  
Group Family: Generic - Casework 
Job Description: Caseworker Support 
 
 
 
Document Ref. 
HQ-JES -2144_Generic - Casework Support_v2.0 
Document Type 
Management 
Version 
2.0 
Classification 
Unclassified 
Date of Issue 
17/07/19 
Status 
Baselined 
Produced by 
Head of Group 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES -2144_Generic - Casework Support_v2.0 

---

HQ Job Description  
Job Title 
Caseworker Support 
Directorate 
Generic - Caseworker 
Band 
4 
 
Overview of the job  
The job holder will be responsible for a caseload and will work with stakeholders to 
prepare and handle cases. This can be highly sensitive area of work, which attracts 
considerable Ministerial, media, public and pressure group attention. 
Summary  
The job holder will be responsible for ensuring correct procedures are followed through 
on  all  cases.  They  will  provide  direct  administrative  support  to  the  team;  draft 
submissions  to  the  Minister  and  maintain  databases  providing  statistics  to  senior 
management team. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities & Duties  
and duties: 
 
 
?  Manage and organise a caseload of cases.  Where necessary review and 
comment, consider witness statements and legal arguments and provide 
comments after seeking advice from senior caseworker and Head of Team. 
?  Provide advice and instructions to relevant stakeholders to prepare for 
cases. Where necessary review and comment on stakeholder’s submissions, 
consider documents and provide comments after seeking advice from senior 
caseworkers.  
?  Produce draft submission to line manager / senior caseworkers, (including 
proposals), draft letters for onward submission to the senior caseworkers 
and Head of Team for approval within specified timescales.   
?  Highlight to senior caseworker where further clarification is considered 
necessary on factual accuracy issues that has been raised as a result of the 
check. 
?  Seek the relevant authority and  provide the legal advice and sufficient detail 
on cases to enable an informed decision to be made 
?  Prepare draft responses to Official correspondence for the senior 
caseworker’s consideration before being signed off by the Head of Team 
?  Follow up progress on cases and share this information with senior 
caseworker for a decision regarding whether an internal investigation is 
required. 
?  Will interrogate various databases to support management; this will include 
providing data and statistics for briefings or presentations that underpin the 
work of the unit / team. 
?  Organise and attend meetings as required, including acting as secretary and 
minute taker. 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The Job holder is expected to accept reasonable 
alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation scheme and shall 
be discussed in the first instance with the Job Holder. 
 
Behaviours 
?  Leadership 
?  Communicating and Influencing  
?  Changing and Improving  
?  Working Together 
HQ-JES -2144_Generic - Casework Support_v2.0 

---

Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
Essential Experience 
N.B. Converting job descriptions to the new Success Profile format means areas 
captured in experience could also be assessed as a strength.  Vacancy managers 
should use their own judgement to decide where best to assess these.  
Technical 
 
requirements 
Ability  
 
 
Minimum Eligibility  
?  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up 
post. 
?  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal 
candidates are subject to probation if they have not already served a 
probationary period within HMPPS. 
?  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
 
 
 
 
 
 
 
 
): 
 
 
 
HQ-JES -2144_Generic - Casework Support_v2.0 

---

 
Success Profile 
Experience 
N.B. Converting job descriptions to 
the new Success Profile format 
Behaviours 
Strengths 
Ability 
means areas captured in 
Technical 
experience could also be assessed 
as a strength.  Vacancy managers 
should use their own judgement to 
decide where best to assess these 
It is advised strengths are 
Leadership 
chosen locally, recommended 
 
 
 
4-8 
Communicating and Influencing  
 
 
 
 
 
Changing and Improving  
 
 
 
 
Working Together  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES -2144_Generic - Casework Support_v2.0 

---