Cyfeirnod
Proffil y Swydd: Swyddog Cefnogi CTSC
XXXX
Grŵp Teulu’r
Cyflawni Gweithredol
Pwrpas y Swydd
Swydd
Y swydd hon yw’r brif swydd sy’n ymwneud yn uniongyrchol â defnyddwyr yn CTSC, a bydd deiliad y swydd yn darparu gwasanaeth hygyrch a chynhwysol
Teulu’r Swydd
i ddefnyddwyr, gan ddarparu canllawiau ac arweiniad clir i bob defnyddiwr, eu hyfforddi i ddefnyddio’r llwyfan ar-lein a darparu gwybodaeth i ddatrys eu
Darparu Gwasanaethau
hymholiadau, a phrosesu/diweddaru manylion achosion mawr yn gywir ac yn effeithlon. Bydd deiliad y swydd yn delio ag anghenion uniongyrchol, tymor
byr defnyddwyr y gwasanaeth.
Lefel Gradd
Swyddog Gweinyddol
Cyfrifoldebau Allweddol
Cysylltiadau a Pherthnasoedd Allweddol
•
Darparu cymorth ac arweiniad proffesiynol a chyfeillgar i ddefnyddwyr gwasanaethau ar-lein drwy amrywiaeth o sianeli (sgwrsio ar y ffôn, sgwrsio ar y we, dros e-
Bydd y swydd hon yn darparu cyswllt uniongyrchol gyda defnyddwyr
bost), yn unol â safonau ansawdd, i sicrhau bod gwasanaeth o ansawdd uchel sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr yn cael ei ddarparu bob dydd a darparu
gwasanaeth (aelodau o’r cyhoedd, defnyddwyr gwasanaeth proffesiynol)
gwasanaeth sy’n canolbwyntio ar ansawdd yn ogystal ag amseroldeb
gan ddarparu gwybodaeth ac arweiniad ar weithdrefnau ac ateb
•
Brysbennu defnyddwyr i wasanaethau perthnasol, gan ddefnyddio sgriptiau gwasanaeth a gwybodaeth sydd wedi ei storio a ragnodir gan GLlTEF yn ddyddiol, i
ymholiadau. Cyfathrebu â chanolfannau Llysoedd a Thribiwnlysoedd
sicrhau bod defnyddwyr yn cael y wybodaeth gywir sydd ei hangen arnynt ar yr adeg iawn, fel bod pawb yn deall beth sydd ei angen a beth fydd yn digwydd
ynghylch gwybodaeth am wrandawiadau ar y diwrnod
•
Gwaith gweinyddol sy’n gysylltiedig ag awdurdodaeth gan ddefnyddio protocolau a phrosesau sydd wedi’u diffinio ymlaen llaw gan GLlTEF i brosesu gwaith nad yw
wedi’i awtomeiddio
•
Y Farnwriaeth - darparu neu ofyn am wybodaeth am achosion sy’n
•
Cynnal asesiad o addasrwydd i achos, a symud yr achos ymlaen i’r cam nesaf, a darparu gwybodaeth i alluogi defnyddwyr i ddeall beth yw’r cam nesaf a beth y
mynd drwy’r CTSC/GLlTEF
gallant ei ddisgwyl nesaf
•
Partneriaid Cyhoeddus a Chyfiawnder (defnyddwyr proffesiynol y
•
Nodi defnyddwyr sydd angen cymorth ychwanegol/gwahanol a chynnal asesiad sylfaenol o Anghenion Digidol defnyddwyr, yn unol â’r weithdrefn a chyfeirio
llysoedd/tribiwnlysoedd - cyfreithwyr, bargyfreithwyr, yr heddlu, y
achosion addas at gyflenwr trydydd parti bob dydd, i sicrhau bod defnyddwyr yn deall ac yn gallu cymryd rhan yn y broses ddigidol newydd
gwasanaeth prawf, cymorth i dystion) - darparu a gofyn am
•
Delio â chwynion defnyddwyr sy’n defnyddio’r gwasanaeth am y tro cyntaf, a’u datrys lle bo hynny’n bosibl, yn unol â pholisïau a gweithdrefnau sydd wedi’u diffinio
wybodaeth am achosion cyfredol ac achosion posibl i sicrhau bod
ymlaen llaw gan GLlTEF er mwyn i ddefnyddwyr deimlo bod rhywun wedi gwrando arnynt a bod eu cwyn wedi cael ei thrin yn deg. Diweddaru’r system Tîm Rheoli
pawb yn deall beth sydd ei angen a beth fydd yn digwydd
Perthynas â Chwsmeriaid fel nad oes rhaid ailadrodd y manylion i Swyddog Cymorth gwahanol yn CTSC
•
Timau Canolfannau Rhanbarthol a Llysoedd a Thribiwnlysoedd -
•
Darllen erthyglau gwybodaeth perthnasol i sicrhau gwybodaeth gywir a chyfredol yn barhaus am brosesau a systemau, er mwyn gallu rhoi’r wybodaeth iawn i
rhannu gwybodaeth am achosion sy’n cael eu clywed yn y
ddefnyddwyr, pan fydd ei hangen arnynt heb oedi na dryswch
llys/tribiwnlys
•
Mynd ati’n rhagweithiol i ymgysylltu ag adnoddau cynllunio’r gweithlu / teclyn dyrannu sifftiau GLlTEF i sicrhau bod gofynion busnes yn cael eu bodloni
•
Darparwyr gwasanaeth Digidol a Gynorthwyir gan Drydydd Parti
•
Gweithio fel rhan o’r tîm i ystyried gwelliannau parhaus sy’n angenrheidiol er mwyn cyflawni’r rhain yn effeithiol a’u bwydo i’r sianeli Troseddau ac Ymchwiliadau
- rhannu gwybodaeth am ddefnyddwyr a atgyfeirir
ehangach
•
Darparwr argraffu a sganio nifer o ddogfennau - cyfnewid
gwybodaeth am ba mor dderbyniol yw dogfennau ansafonol ar gyfer
Gwybodaeth, Sgiliau a Phrofiad
achosion.
•
Gwybodaeth a dealltwriaeth o brofiad y defnyddiwr (gwasanaeth i gwsmeriaid) - cydymdeimlo â defnyddwyr a sicrhau profiad proffesiynol a chyflym i ddefnyddwyr
•
Cymhlethdodau
Gwybodaeth fanwl am ryngweithio defnyddwyr â rhyngwynebau ar-lein a sgiliau hyfforddi - gallu arwain y defnyddwyr sy’n ffonio drwy ymgysylltu ‘yn ddigidol’
•
Cyfathrebu llafar a meistrolaeth dda ar yr iaith Saesneg - gallu egluro gwybodaeth a allai fod yn gymhleth mewn termau syml er mwyn i’r defnyddiwr ddeall a
Bod yn gyfrifol am benderfyniadau brysbennu a chyfeirio
gweithredu, fel ei fod yn deall beth i’w ddisgwyl a’r hyn a ddisgwylir ganddo
sy’n addas ar gyfer y defnyddiwr, yn unol â phrotocolau a
•
Gwybodaeth am ffynonellau eraill o wybodaeth neu arweiniad, neu barodrwydd i ddysgu amdanynt - rhoi canllawiau i ddefnyddwyr sy’n ffonio, ac egluro’r cynnydd
chanllawiau. Gofyn am wybodaeth gan ddefnyddwyr i
a’r camau nesaf o ran hwyluso achosion a materion sy’n ymwneud â gwrandawiadau
Datrys problemau
sicrhau cywirdeb ac effeithlonrwydd ym mhrosesau’r
•
Hyblygrwydd i symud rhwng swyddi - i gefnogi defnydd effeithiol ac effeithlon o adnoddau i ddiwallu anghenion defnyddwyr
llys/tribiwnlys, yn unol â gofynion GLlTEF. Prosesu gwaith
•
Deallusrwydd emosiynol cryf - gallu deall anghenion defnyddwyr sy’n ffonio a darparu gwasanaeth rhagorol i gwsmeriaid wrth aros o fewn paramedrau busnes a
achos yn unol â chanllawiau a phrotocolau.
ragnodir
•
Datrys problemau’n rhagweithiol - rhagweld materion cyn iddynt ddod yn broblem, mynd ati’n rhagweithiol i ddatrys problemau arferol ac uwchgyfeirio materion
Rheoli adnoddau
Dim (ar wahân i’w amser a’i adnoddau ei hun)
difrifol
Wrth ddelio ag ymholiadau defnyddwyr a gwaith gweinyddu
achosion, bydd gofyn i ddeiliad y swydd weithio o fewn
Ymreolaeth
gweithdrefnau a phrotocolau safonol sydd wedi’i diffinio’n
fanwl, a bydd yn cyfeirio materion anarferol neu gymhleth at
arweinydd tîm neu’r tîm cyfarwyddiadau achosion/Barnwrol.