Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EF

Teitl y Swydd: Swyddog Cymorth Gweinyddol Cyfreithiol

Ystod Cyflog: AO

Cefndir

Mae staff gweinyddol da sydd â sgiliau gwasanaeth cwsmer ardderchog yn hanfodol i sicrhau bod y Llysoedd, y Tribiwnlysoedd a swyddfeydd eraill yng Ngwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd Ei Fawrhydi (GLlTEF) yn gweithredu’n effeithiol. Mae'r rhan fwyaf o'r staff o fewn GLlTEF yn cael eu cyflogi mewn rolau gweinyddol. Mae GLlTEF yn gweithredu egwyddorion LEAN a thechnegau gwelliant parhaus i ddarparu gwasanaeth cwsmer o safon uchel.

Prif bwrpas y swydd

Darparu cefnogaeth weinyddol i’r ynadaeth ar draws Cymru. Bydd hyn yn cynnwys:

Cefnogaeth i Bwyllgorau Recriwtio Ymgynghorol - gan gynnwys recriwtio ynadon, hwyluso cyfweliadau ar-lein drwy Teams a gweithio gyda’r porth recriwtio ar-lein ‘Affinix’. Bydd deiliad y swydd hefyd yn prosesu ymddeoliad/ymddiswyddiad ynadon ac ati, gyda’r angen i ddefnyddio’r porth Rota Ynadon ac Adnoddau Dynol Barnwrol.
Cefnogaeth i Bwyllgorau Hyfforddiant, Penodiadau, Awdurdodiadau a Gwerthusiadau - gan gynnwys delio gyda derbyn gwerthusiadau a cheisiadau a darparu cefnogaeth weinyddol i’r pwyllgorau ar draws Cymru.
Cefnogaeth Gyffredinol i’r Fainc - yn cynnwys anfon gohebiaeth at yr ynadaeth ledled Cymru a delio gydag ymatebion yn briodol.
Rota Ynadon - darparu cefnogaeth i’r timau ehangach i reoli gwaith beunyddiol rota’r ynadon ar draws Cymru.

Er y caiff deiliad y swydd ei leoli mewn swyddfa benodol, mae’n bosib y bydd angen bod yn hyblyg i weithio o bryd i’w gilydd yn swyddfeydd lleol eraill GLlTEF.

Wrth weithio fel rhan o dîm hyblyg, bydd disgwyl i ddeiliad y swydd ymgymryd ag amrywiaeth o'r swyddogaethau a’r cyfrifoldebau a nodwyd. Nid yw’n fwriad i bob un o'r deiliaid swydd fod yn gyfrifol am yr holl ddyletswyddau.

Prif gyfrifoldebau

Gwaith Gweinyddol	Llungopïo a ffeilio cyffredinol. Creu a diweddaru cofnodion ar system gyfrifiadurol mewnol a llwytho data ar y system. Agor a danfon post. Archebu, paratoi a threfnu ystafelloedd cyfarfod, cefnogi cyrsiau hyfforddi a gweithgareddau grŵp eraill. Paratoi rhaglenni cyfarfodydd, cyfarwyddiadau ymuno, taflenni ac ati.
Drafftio	Llythyrau a gohebiaeth safonol, cofnodion, nodiadau, adroddiadau, cyflwyniadau ac ati, yn unol â chanllawiau a chyfarwyddiadau.
Gweithrediadau	Cynorthwyo’r ynadaeth a rheoli’r rota Gweithio fel tîm i sicrhau bod cyfarfodydd y Bwrdd Gwybodaeth Tîm yn berthnasol, yn amserol ac yn gynhyrchiol Gweithio fel tîm i ddatrys problemau, asesu effaith SOPS newydd a chyfrannu at brosiectau bach.
Prosesu gwaith achos	Gan gynnwys dogfennaeth a gwybodaeth safonol sy’n cefnogi’r broses recriwtio ynadon o’r dechrau i’r diwedd, y broses hyfforddi a chefnogaeth y Fainc. Cyrraedd targedau llwyth gwaith o ran mewnbwn a chywirdeb
Gwirio a dilysu	Dogfennau, cofnodion, cyfrifon, hawliadau a ffurflenni i'w cymeradwyo, canlyniadau, ystadegau, cynlluniau ac ati yn erbyn meini prawf, rheoliadau neu weithdrefnau. Sicrhau bod dogfennau cydymffurfio a gweinyddu yn cwrdd â safonau ansawdd. Efallai y bydd gofyn i ddeiliaid y swydd wirio a dilysu gwaith a gwblhawyd gan gydweithwyr.
Casglu a threfnu gwybodaeth	Bydd angen i ddeiliaid y swydd addasu gwybodaeth a gwneud penderfyniadau i ganiatáu i waith gael ei gwblhau. Bydd angen i ddeiliaid y swydd gasglu a threfnu gwybodaeth er mwyn paratoi ar gyfer, a chynnal cyfarfodydd y Bwrdd Gwybodaeth Tîm (TIB) dyddiol fel sy’n ofynnol
Cyfrifo	Gwirio gwaith eraill, diweddaru cofnodion, casglu gwybodaeth a chynhyrchu adroddiadau syml.
Cyfathrebu gyda’r cyhoedd, y farnwriaeth, defnyddwyr llysoedd a thribiwnlysoedd a chynrychiolwyr asiantaethau a sefydliadau eraill	Cyfathrebu a gweithio gyda’r Farnwriaeth, yr Ynadaeth, Rheolwyr Clwstwr, staff y Llys a rhanddeiliaid mewnol ac allanol eraill, cyflenwyr a chwsmeriaid sy’n dod i gasglu gwybodaeth, gwirio ffeithiau, cyflwyno neu orfodi penderfyniadau barnwrol, rhoi cyngor ar sut i lenwi ffurflenni neu ar brosesau’r llys ayyb a darparu gwasanaeth cwsmer ardderchog. Darparu gwasanaeth defnyddiol, prydlon, moesgar “sy’n iawn y tro cyntaf" i’n cwsmeriaid mewnol ac allanol

Dyletswyddau eraill

Mae'n ofynnol i ddeiliad y swydd weithio mewn ffordd hyblyg a chyflawni unrhyw ddyletswyddau eraill y gofynnir amdanynt yn rhesymol gan reolwr llinell sy'n gymesur â gradd a lefel cyfrifoldeb y swydd hon.

Sgiliau Dymunol

Profiad o weithio mewn amgylchedd swyddfa brysur. Sgiliau cyfrifiadurol perthnasol er mwyn gallu ymgymryd â’r gwaith.

Cyflawni Gweithredol yn GLlTEF

Mae'r rôl hon yn rhan o'r Proffesiwn Cyflawni Gweithredol. Gweithwyr proffesiynol cyflenwi gweithredol yw wyneb cyhoeddus y llywodraeth, gan ddarparu gwasanaethau hanfodol i'r cyhoedd mewn amrywiaeth o rolau. Maent yn gweithio mewn llawer o wahanol adrannau ac asiantaethau ledled y DU, gan ddarparu gwasanaeth i gwsmeriaid yn y meysydd canlynol:

Rolau wyneb yn wyneb yn GLlTEF er enghraifft tywysydd llys
Rolau Canolfan Gyswllt yn GLlTEF er enghraifft cynghorwyr canolfannau galwadau
Rolau prosesu yn GLlTEF er enghraifft Staff yng Nghanolfan Hawliadau Arian y Llysoedd Sirol a Gweinyddiaeth y Llysoedd a’r Tribiwnlysoedd

Mae bod yn rhan o'r proffesiwn cyflawni gweithredol yn golygu perthyn i gymuned drawslywodraethol o bobl. Bydd hyn yn cynnig mynediad i chi at wybodaeth am safonau proffesiynol, datblygu sgiliau a chymwysterau i'ch helpu i barhau i wella eich datblygiad a'ch perfformiad ac ehangu eich opsiynau gyrfa.