HQ Job Description (JD) 
Band 8  
Group Family: Generic - Projects and Programmes 
Job Description: Business Change Manager  
 
 
 
Document Ref. 
JES 2024 Business Change Manager  
Document Type 
Management 
Version 
5.0 
Classification 
Unclassified 
Date of Issue 
20.03.20 
Status 
Baselined 
Produced by 
Head of Group 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
 
JES 2024 Business Change Manager v5.0 

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HQ Job Description  
Job Title 
Business Change Manager 
Group Family 
Projects and Programmes 
Band 
8 
 
Overview of the job  
The  Business  Change  Manager  must  be  able  to  provide  the  bridge  between  the 
programme and the business operations. The business manager will have an in depth 
understanding of what the key requirements are within a programme/project. 
This will be a non-operational post being used in HQ or at Prison Group level.  
Summary  
The  Business  Change  Manager  is  responsible  for  realising  the  resultant  benefits  by 
embedding  capability  into  business  operations  and  facilitating  business  changes  to 
exploit that capability. 
The  job  holder  will  be  responsible  for  improving  staff  confidence  in  the  delivery  of 
change, to ensure that change is rolled out in a co-ordinated and well planned way, 
and  to  provide  feedback  on  planned  programme/project  initiatives  from  an  HMPPS 
perspective.  
On behalf of the programme/project  they will on occasions liaise  with both internal 
and  external  stakeholders  to  ensure  key  messages  of  change  delivery  are  passed 
through to the line. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities & Duties  
and duties: 
?  Ensure development and business ownership of Benefits Profiles and Benefits 
 
Realisation Plan. 
?  Reporting to the Senior Responsibility Officer (SRO) on the readiness to change, 
achievements of outcomes and realisation of benefits 
?  Defining the future operating state of the business area they represent 
?  Ensure effective communications with all areas of the business that they 
represent 
?  Ensure that business stability is maintained during the transition and the 
changes are effectively integrated into the business 
?  Preparing the affected business areas for the transition to new ways of working 
?  Monitoring the performance of benefits realisation 
?  Monitoring business stability and ongoing capacity to cope with the level of 
change (including acceptable levels of performance variation/deterioration 
whilst the change is embedded) 
?  Improve staff confidence in the HMPPS change programme through the 
promulgation of effective local change narratives 
?  Improve local co-ordination and delivery of change projects through the 
development of local change roadmaps and through specialist advice on 
particular programmes 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The Job holder is expected to accept reasonable alterations 
and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant adjustments 
may require re-examination under the Job Evaluation scheme and shall be discussed in 
the first instance with the Job Holder. 
Behaviours 
?  Seeing the Big Picture 
?  Making Effective Decisions 
?  Delivering at Pace 
?  Working Together  
JES 2024 Business Change Manager v5.0 

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Strengths 
NB. It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
 
Essential Experience 
N.B. Converting job descriptions to the new Success Profile format means areas 
captured in experience could also be assessed as a strength.  Vacancy managers 
should use their own judgement to decide where best to assess these 
 
?  Leading    on  and  identifying  the  business  change  requirements  across  the 
project  
?  Experience  of  handling  sensitive  relationships  diplomatically  whilst 
influencing and negotiating business change  
?  Knowledge and experience of business change tools and techniques  
?  Be  from  the  relevant  business  area  in  order  to  demonstrate  detailed 
knowledge of the business environment and have direct business experience 
?  Have ongoing operational responsibilities within their business area in order 
to enable changes resulting from the programme to be firmly embedded in 
the organisation 
?  Have the confidence of senior managers from the area to be changed 
?  Have management skills to coordinate people from different disciplines and 
with differing viewpoints within the business 
?  Have change management skills and enough experience to be able to bring 
order  to  complex  situations  and  maintain  focus  on  the  programme's 
objectives 
?  Have negotiating and interpersonal skills 
Technical 
?  Recognised project management qualifications or equivalent experience e.g. 
requirements 
PRINCE2, APM, MSP 
?  Knowledge or experience working in a project or programme environment 
?  Understand the management structures and culture of the business area 
?  Awareness/understanding  of  process  analysis,  benefits  identification  and 
business continuity 
Ability  
 
 
Minimum Eligibility  
?  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up 
post. 
?  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal 
candidates are subject to probation if they have not already served a 
probationary period within HMPPS. 
?  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
Hours of Work 
 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
 
 
 
 
JES 2024 Business Change Manager v5.0 

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Success Profile 
Experience 
Strengths 
N.B. Converting job descriptions to the new 
Success Profile format means areas captured 
Behaviours 
N.B. it is advised strengths are 
Ability 
Technical 
in experience could also be assessed as a 
chosen locally, recommended 
strength.  Vacancy managers should use their 
4-8 
own judgement to decide where best to 
assess these 
Recognised project management 
Leading  on and identifying the business 
Seeing the Big Picture 
 
 
qualifications or equivalent experience 
change requirements across the project  
e.g. PRINCE2, APM, MSP 
Experience of handling sensitive relationships 
Knowledge or experience working in a 
Making Effective Decisions 
 
 
diplomatically whilst influencing and 
project or programme environment 
negotiating business change  
Knowledge and experience of business 
Understand the management structures 
Delivering at Pace 
 
 
change tools and techniques  
and culture of the business area 
Be from the relevant business area in order to 
Awareness/understanding of process 
demonstrate detailed knowledge of the 
Working Together 
 
 
analysis, benefits identification and 
business environment and have direct 
business continuity 
business experience 
Have ongoing operational responsibilities 
within their business area in order to enable 
 
 
 
 
changes resulting from the programme to be 
firmly embedded in the organisation 
Have the confidence of senior managers from 
 
 
 
the area to be changed 
 
Have management skills to coordinate people 
 
 
 
from different disciplines and with differing 
 
view points within the business 
Have change management skills and enough 
experience to be able to bring order to 
 
 
 
 
complex situations and maintain focus on the 
programme's objectives 
Have negotiating and interpersonal skills 
 
 
 
 
JES 2024 Business Change Manager v5.0 

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