Group Profile: Business Administrator Specialist  
Band 4 
 
 
 
Document Ref. 
HMPPS OR T 14 GP Business Administrator Specialist 
v9.0 
Document Type 
Management 
Version 
9.0 
Classification 
Official 
Date of Issue 
25.10.22 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HMPPS OR T 14 GP Business Administrator Specialist v9.0 

---

Group Profile 
Group Profile 
Business Administrator Specialist 
Name 
Organisation 
Delivery - The jobs at this level will be task focused delivering 
Level  
defined activity or service within own area of expertise. 
Band 
4 
 
 
Overview 
Job holders within this Group Profile are focused in a particular 
specialist administrative area, using their specific qualifications or 
experience.   
These roles are non-operational with no line management 
responsibilities and are rotational. 
These roles may involve contact with prisoners depending on 
their area of work. 
Characteristics 
Typical tasks associated with this Group Profile include: 
 
• Organise, produce and maintain accurate records for the area 
of work 
• Act as contact point for all communications to the Team, 
prioritise and distribute to the appropriate person or relevant 
department in the establishment 
• Complete monitoring returns for the area of work 
• Input requisitions on the finance database for purchases in the 
area of work 
• Co-ordinate any awareness sessions for the area of work 
• Prepare paperwork for checking by their manager, conducting 
initial checks as required 
• Correspond with relevant stakeholders and agencies to ensure 
that they are aware of information and that it is adequately 
shared 
• Maintain and check establishment databases, manual filing 
systems and logs of information with responses within 
timescales, producing reports as required 
• Collate information on relevant Service Delivery Indicators 
(SDIs) 
• Arrange any meetings including the preparation of paperwork, 
minutes and action points 
Job Descriptions 
The job holder once in post will be in matched to a job 
relating to this 
description; a sample list is shown below. The post is rotational 
Group Profile 
so the job holder could during their career carry out the role of 
different job descriptions. 
   
•  Business Administrator Specialist : Access to Justice IT 
Security Controller 
•  Business Administrator Specialist : Communication Officer 
•  Business Administrator Specialist : Family Development Visits 
•  Business Administrator Specialist : New Colleagues Mentor 
•  Business Administrator Specialist : Intelligence Analyst 
HMPPS OR T 14 GP Business Administrator Specialist v9.0 

---

•  Business Administrator Specialist : Safer Custody Analyst 
•  Business Administrator Specialist : Senior Case Administrator 
•  Business Administrator Specialist : Communication and 
Events Administrator 
Minimum 
• All candidates are subject to security and identity checks prior to 
Eligibility  
taking up post. 
• All external candidates are subject to 6 months 
probation.  Internal candidates are subject to probation if they 
have not already served a probationary period within HMPPS. 
• All staff are required to declare whether they are a member of a 
group or organisation which HMPPS considers to be racist. 
Essential Skills/ 
Job holders must complete specific training in their specialism 
Qualifications/ 
once they take up post. 
Accreditation/ 
Registration 
An ability to fulfil all spoken aspects of the role with confidence 
through the medium of English or (where specified in Wales) 
Welsh 
 
When transferring to a Young Persons establishment the job 
holder will be required to successfully undertake an assessment 
to demonstrate suitability to work with Young People. 
 
Essential Skills: 
•  Able to deal effectively and assertively with staff at all levels 
•  Able user of MS Word and MS Excel 
•  Information collation and analysis 
 
Hours of Work 
37 hour working week. 
and Allowances 
 
Behaviours 
•  Changing and Improving 
•  Communicating and Influencing  
•  Working Together 
•  Managing a Quality Service 
•  Making Effective Decisions 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
Essential 
 
Experience 
Technical 
N.B these are the technical requirements for the group profile, 
Requirements 
please check the individual job description relating to this group 
profile for any job specific requirements and add if required. 
Ability 
 
 
 
HMPPS OR T 14 GP Business Administrator Specialist v9.0 

---

Success Profile  
 
Technical 
 
N.B these are the technical 
Strengths 
requirements for the group 
 
profile, please check the 
It is advised 
Behaviours 
Ability 
Experience 
individual job description 
strengths are 
relating to this group 
chosen locally, 
profile for the any job 
recommended 4-8. 
specific requirements and 
add if required. 
 
Changing and Improving 
 
 
 
 
Communicating and 
 
 
 
 
Influencing  
Working Together 
 
 
 
 
Managing a Quality 
 
 
 
 
Service 
Making Effective 
 
 
 
 
Decisions 
 
HMPPS OR T 14 GP Business Administrator Specialist v9.0 

---